メールの管理は、時間があるときにいつもやろうと計画しているものの、実際には決して実行されないタスクの 1 つに思えます。受信トレイにメールがどんどん殺到し、探しているメールを見つけるのが難しくなり、時間がかかります。実際、メールを読むよりも、適切なメールを探すのに多くの時間を費やしているかもしれません。
これは、ラベルやフィルタなど、メール管理を容易にする便利な機能がいくつか備わっている Gmail に依存している場合でも当てはまります。ただし、Gmail の受信トレイを整理するのは思っているよりもはるかに簡単で、時間管理の改善、生産性の向上、コミュニケーションの改善など、さまざまなメリットがあることをお伝えします。
そして、これらのメリットは、受信トレイの過負荷によるストレスを軽減するのに役立ちます。この投稿で紹介したヒントに従うだけで、すぐに Gmail の受信トレイがよりクリーンで使いやすくなり、完全に安心できるようになります。
関連性の高いメールが上部に表示されるようにする
受信トレイがメールだらけになると、操作が難しくなり、必要な情報を見つけるのが難しくなります。これを避けるには、関連するメールが上部に表示されるようにしてください。Gmail に組み込まれている機能を使用して、これを実行できます。
デフォルトでは、Gmail にはメールを整理するための 5 つのオプション（重要なメールを先頭に表示、未読メールを先頭に表示、スター付きメールを先頭に表示、優先トレイ、複数の受信トレイ）が用意されています。最初に表示されるメールを変更するには、次の手順に従います。
- Gmail 受信トレイの右上隅にある歯車アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」ボタンをクリックします。
- メインの設定ページが開いたら、「受信トレイ」タブに切り替えます。次に、「受信トレイの種類」オプションから希望する受信トレイを選択します。
- 「重要メールを優先」オプションを選択すると、Gmail が最も重要だと判断したメールが表示されます。または、未読またはスター付きのメッセージを最初に表示するように選択することもできます。優先トレイに設定すると、Gmail は最も頻繁にやり取りするメールを学習し、それらを一番上に表示できるようになります。
受信トレイの表示をカスタマイズする
Gmail では、さまざまな方法で受信トレイをカスタマイズできます。たとえば、メール メッセージの表示方法を選択できます。
- 歯車アイコンをクリックして設定パネルを開きます。
- デフォルト、快適、コンパクトのいずれかのビューを選択します。デフォルト オプションでは、件名の下に送信者の名前と添付ファイルの種類が表示されます。このビューでは、受信トレイから直接添付ファイルを開くことができます。
- 「快適」オプションでは、添付ファイルがあることをペーパークリップ アイコンで知らせてくれますが、添付ファイルを直接開くことはできません。最後に、「コンパクト」オプションでは、画面により多くの電子メール メッセージを表示できます。
スパムボタンを使用する
Gmail は人工知能の力を借りて、不要なメールやスパムを自動的に判別し、受信トレイに入らないようにします。とはいえ、スパムメールが受信トレイに届くこともあり、混乱を招き、必要な情報を見つけにくくなることがあります。
これは、Gmail がそれらのメールをスパムとして認識できなかった場合に発生する可能性があります。この場合の解決策は、提供されているボタンを使用してそれらのメールをスパムとしてマークすることです。
- スパムとしてマークするメールの横にあるチェックボックスをクリックして、メッセージを選択します。
- 上部にいくつかのボタンが表示されます。円の中に感嘆符として表示されるボタンをクリックして、メールをスパムとしてマークします。
これで、Gmail は送信者からの類似メールをすべて自動的にスパム フォルダに送信し、受信トレイを整理するのに役立ちます。また、メールが役に立つと思われるのに Gmail によってスパムとしてマークされている場合は、スパムではないことを Gmail に通知することもできます。
フィルターを活用する
メールがたくさんあると、すべてを手動で分類して、どれが役に立つかを判断するのは不可能です。幸い、フィルターがあれば、その必要はありません。フィルターを作成して、特定のカテゴリに必要なメールを Gmail に知らせるだけです。
- フィルタを作成するには、Gmail の設定に移動し、「フィルタとブロックされたアドレス」タブをクリックします。
- 次に、「新しいフィルターを作成」をクリックします。
- Gmail では、フィルターの動作を選択できます。特定の人からのメールや特定の単語を含むメール、メールのサイズ、添付ファイルの有無などを選択できます。メールを受信トレイに送らずに直接アーカイブに送信したり、メールを自動的に既読にしたりできます。
メールにさまざまなフィルターを作成して、関連するメールだけが受信トレイに届くようにすることで、時間を無駄にすることなく必要なときに簡単にメールを表示できるようになります。
使用していないタブを削除する
デフォルトでは、Gmail にはメールを分類する 5 つのタブがあります。これには、メイン、ソーシャル、フォーラム、更新、プロモーションのタブが含まれます。Gmail はさまざまなメールを適切なタブに自動的に配置し、ニュースレター、プロモーション メールなどによる混乱を軽減します。
ただし、5 つのタブすべてが必要な人はいないため、余分なタブは混乱を招くだけかもしれません。そのような場合は、Gmail の設定で使用しないタブを無効にすることができます。
- 「設定」ページで、「ラベル」タブをクリックし、「カテゴリ」セクションまで下にスクロールします。
- ここで、それぞれのボタンをクリックして、必要に応じてカテゴリ タブを表示または非表示にすることができます。
タブの数が少ないとメールを頻繁にチェックしやすくなり、不要なタブを削除できるようになります。
メールをアーカイブする
もうやり取りしないメールを削除するには、2 つのオプションがあります。1 つ目は削除です。削除するとメールは「ゴミ箱」フォルダに移動され、30 日後に完全に削除されます。2 つ目はアーカイブです。アーカイブするとメールは「アーカイブ」フォルダに移動します。
メールをアーカイブすると、メールは受信トレイから削除されますが、完全に削除されるわけではありません。必要な場合は引き続き検索でき、「すべてのメール」タブで見つけることができます。アーカイブにより、現在使用していないメールを、受信トレイを乱雑にすることなく保存できます。
- メールをアーカイブするには、メールの上にマウスを移動すると、右側にアーカイブ ボタンが表示されます。クリックしてアーカイブします。
- または、右上の 3 つのドットをクリックすると、メールを整理できるさまざまなオプションが表示されます。
- Gmail の受信トレイ内のすべてのメール メッセージをアーカイブするには、「表示されているすべてのアイテムをアーカイブ」をクリックします。
特定の送信者からのメールを選択して一括でアーカイブし、受信トレイのスペースをすぐに解放することもできます。
デスクトップ通知を有効にする
必要なアクションをすぐに実行できるように、メールが届いたらすぐに追跡したいですか? その場合は、Gmail のデスクトップ通知をオンにすることを検討してください。この機能により、受信トレイにメールが届くたびに通知が届くため、メールをリアルタイムで管理できます。
- デスクトップ通知を有効にするには、Gmail 設定ページを開き、「全般」タブの「デスクトップ通知」オプションまで下にスクロールします。
- ここでは、すべてのメールの通知をオンにするか、重要なメールのみの通知をオンにするかを選択できます。ここからメール通知のサウンドをカスタマイズすることもできます。完了したら、下にスクロールして変更を保存します。
Gmail のデスクトップ通知を最大限に活用するには、ブラウザ通知もオンにする必要があります (オフになっている場合)。有効にすると、メールが受信トレイに届くとすぐに、メールを読んだり、削除したり、アーカイブしたり、返信したりできるようになります。
メールの会話をミュートする
必ずしも自分に関係のないメールの会話や、その時点ではあまり重要ではないと思われる会話に頻繁に参加していることがあります。いつでも退出できますが、会話スレッドをミュートして、更新情報が頻繁に表示されて気が散るのを防ぐという方法もあります。
会話をミュートすると、新しいメッセージは表示されなくなりますが、引き続き届きます。それらのメッセージはアーカイブで見つけることができます。つまり、必要に応じていつでも後で確認したり、特定のメールを検索したりすることができます。
- 会話スレッドをミュートするには、ミュートするメールスレッドの左側にあるチェックボックスをクリックして選択し、上部にある 3 つのドットをクリックします。
- 表示されるドロップダウン メニューにはミュート オプションが含まれます。これをクリックすると会話がミュートされます。
会話内の新しいメッセージは受信トレイに表示されず、アーカイブに直接送信されます。is:muted検索バーに入力すると、ミュートされたメッセージを簡単に見つけることができます。
重要なメールにスターを付ける
Gmail は、自分にとって重要なメールを自動で判別し、その横に黄色の「重要度マーカー」を追加するという優れた機能を備えています。ただし、正しく判別できない場合もあります。幸い、メールにスターを付けることで、どのメールが重要かを Gmail に知らせることができます。
Gmail ではメールスレッド全体に重要度マーカーが追加されますが、スレッド内の個々のメールにスターを追加することもできます。これにより、特定のメールをよりすばやく、手間をかけずに検索できるようになります。
- スターを追加するには、Gmail の受信トレイにあるメールの横にあるスター アイコンをクリックするだけです。
- メールスレッドが完了したら、星のアイコンをもう一度クリックして星を削除できます。
スターの追加と削除を続けると、Gmail はどのメッセージが自分にとって重要であるかをより正確に検出できるようになります。受信トレイの左側のパネルにある [スター付き] オプションから、スターを付けたすべてのメールにアクセスできます。
ラベルを使ってメールを整理する
Gmail では、ラベルを使用してメールを受信トレイ、ゴミ箱、下書きなどのさまざまなカテゴリに分類します。独自のラベルを作成することもできますし、メール メッセージに複数のラベルを追加することもできます。ラベルはタグのように機能するため、適切なメッセージを簡単に見つけることができます。また、ラベルをサブフォルダのようにネストすることもできます。
ラベルの長さは最大 225 文字で、色分けして見やすくすることができます。また、メールが届いたときに自動的にラベルが追加されるように Gmail を設定することもできます。
- ラベルを作成するには、Gmail の受信トレイの左側を下にスクロールして、「ラベル」セクションまで移動します。「+」アイコンをクリックして新しいラベルを作成します。
- 表示されるボックスで、ラベル名を選択し、既存のラベルの下にネストするかどうかを選択できます。「作成」ボタンをクリックしてラベルを作成します。
Gmail の受信トレイを整理する際にラベルを使用すると作業が簡単になりますが、ラベルは戦略的に使用する必要があります。ラベルはいくつでも作成できますが、ラベルが多すぎると同じ問題が発生するため、適切なバランスが重要です。または、ラベルをタブとして追加して簡単にアクセスできるようにするサードパーティ アプリケーションを利用することもできます。
複数の受信トレイを試してみる
Gmail には、複数の受信トレイと呼ばれる機能があり、統合された受信トレイを通じて複数の Gmail アカウントを管理できます。作成できる Gmail アカウントの数に制限はないため、自宅と職場で別々のアカウントを作成し、複数の受信トレイで管理できます。
- 複数の受信トレイを有効にするには、Gmail を開いて歯車アイコンをクリックして設定にアクセスします。
- 「受信トレイの種類」セクションまでスクロールし、「複数の受信トレイ」オプションをクリックします。これを有効にすると、トピック、種類、送信者など、さまざまなメール カテゴリごとに複数のペインを作成できます。
また、特定のメールを別のメールボックスに表示するように選択し、優先度に基づいて各セクションを構成することもできます。複数の受信トレイ機能により、さまざまなメール カテゴリをより明確に表示し、より高速なユーザー エクスペリエンスを実現できます。
Gmailでナッジを有効にする
スパムメールを大量に受信している場合、スパムメールを避けようとして重要なメールを見逃している可能性があります。Gmail のナッジ機能は、注意が必要な重要なメールを通知することで、このような場合に役立ちます。ナッジ機能は、あなたまたは相手からの返信が必要なメールを受信トレイの一番上に表示するアルゴリズムに基づいて動作します。
この機能は、返信やフォローアップ メールを送信することについてのリマインダーが必要な場合に非常に便利です。
- ナッジを有効にするには、Gmail の設定に移動し、「全般」タブで「ナッジ」セクションまで下にスクロールします。
- チェックボックスをクリックすると、返信が必要なメールとフォローアップの提案の両方に対してナッジが有効になります。
ナッジをオンにすると、Gmail は自動的に返信が必要なメールを受信トレイの一番上に移動します。返信し忘れた可能性のあるメールや、フォローアップ メールを送信する必要があるメールが提案されます。そのため、受信トレイにメールを溜め込むことなく、必要に応じてすぐに対処できます。
Gmail内でハッシュタグを使用する
上で説明したように、ラベルを作成してメール メッセージを簡単に整理および管理できます。ただし、さらに一歩進んで、メールを作成するときにハッシュタグを使用し、受信トレイ内の特定のメールを簡単に検索することもできます。
- たとえば、プロジェクトに関して顧客にメールを送信する場合、メッセージの最後に #follow-up、#project-details、#name-of-the-project などのハッシュタグを使用できます。
- これで、このトピックに限定されたメールを検索するには、検索ボックスでこれらのハッシュタグを検索するだけで済みます。
検索ボックスにハッシュタグを入力すると、そのハッシュタグを含むすべてのメールが検索結果に表示されます。必要なメールを見つけるために大量のメールを手動で並べ替える必要がなくなります。
複数の Gmail エイリアスを作成する
Gmail では、「+」記号と数字や単語のさまざまな組み合わせを使用して、複数のバージョンのメール アドレスを作成できます。これにより、さまざまな送信者からのメールをフィルター処理して、受信トレイを整理して乱雑にならないようにすることができます。サインアップ時に一意のエイリアスを作成するようにしてください。
メールアドレスに「+any.alias」を追加すると、メールが受信トレイに届くようになります。たとえば、メールアドレスが johndoe@gmail.com の場合、johndoe+friends@gmail.com や johndoe+work@gmail.com など、異なるバージョンを作成できます。
また、メールを簡単にフィルタリングして、重要なメッセージを迷惑メールから選別することもできます。「+」記号を含む特定のメール アドレスを親しい連絡先などの人々と共有して、それらのメッセージが優先受信トレイに確実に届くようにすることができます。
メール エイリアスをわかりやすいものにして、作成目的を思い出せるようにしておくことをお勧めします。このヒントは、エイリアスごとに特定のグループを作成できるため、アカウントに関連付けられているサブスクリプションなどの管理にも役立ちます。
ここで紹介したヒントは、Gmail の受信トレイをすばやく簡単に整理し、メール管理を楽にするのに役立ちます。これらのヒントのほとんどは、試して実装するのが簡単で、数秒しかかかりません。また、モバイル デバイスで Gmail を使用するときに、これらのヒントのいくつかを試すこともできます。
Gmail の受信トレイを整理しやすくするオプションをさらに探している場合は、以下のようなブラウザ拡張機能やアドオンをいくつか試してみる価値があるかもしれません。
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